Att boka en
kan vara en invecklad uppgift med många dynamiska aspekter. Från att klargöra ändamålet till att i slutändan realisera konferensen finns det mängder av beslut att fatta. Tyvärr är det vanligt att trampa snett på vägen. Genom att vara uppmärksam på och undvika några vanliga misstag kan du ändå spara både tid och pengar, minska stressen och i synnerhet förbättra chanserna för en verkligt väl genomförd och ihågkommen konferens. Här är 10 frekventa fel du bör vara vaksam på då du planerar ditt nästa tillställning.
1. Otydligt Ändamål och Målsättning
Att hoppa omedelbart i letandet efter lokal utan att först ha helt klart för sig vad evenemanget ska uppnå är ett ofta förekommande misstag. Utan tydliga mål blir det komplicerat att utvärdera om en arena eller ett upplägg verkligen är lämpligt.
Så undviker du det:
Innan du vidtar något ytterligare, klargör ändamålet med din evenemang. Vad vill du att gästerna ska erfara, veta eller utföra efteråt? Etablera exakta och mätbara mål. Låt dessa mål sedan dirigera ditt urval av mötesplats och programinnehåll.
2. Att Ej Förstå Sin Deltagare
En lokal och ett schema som är optimalt för en skara kan vara helt fel för en alternativ. Att ej känna till deltagarnas önskemål och förhoppningar kan resultera i begränsat intresse och missbelåtenhet.
Så förebygger du det:
Ta reda på så mycket som möjligt om din deltagare. Vilka är de? Vad har de för förkunskaper och hobbies? Vilka är deras specifika behov gällande till exempel åtkomst och teknik?
3. Ignorera Budgeten
Att bli betagen i en fantastisk arena utan att ha koll på den fullständiga utgiften, eller att helt enkelt vara utan en välplanerad ekonomisk planering från utgångspunkt, är en säker riktning mot monetära bekymmer.
Så undviker du det:
Skapa en omfattande budget för konferensen i ett initialt skede. Ta med alla potentiella utgifter – lokalhyra, teknik, förtäring, talare, utrustning, marknadsföring och en post för oförutsedda utgifter.
4. För Sen Reservation
Många dröjer för mycket med att boka sin eventlokal. Effekten blir ofta ett reducerat val, större priser och att man möjligen inte får de datum man helst önskar.
Hur förhindrar du det:
Starta organiserings- och reserveringsproceduren i förväg, särskilt om ni strävar efter eftertraktade platser eller under toppsäsong. Ett halvår till ett år månaders framförhållning är inte ovanligt för större events.
5. Att Inte Utföra en Grundlig Platsbesiktning
Fotografier och texter på en hemsida kan vara tilltalande, men de förmedlar sällan hela verkligheten. Att boka en arena utan att ha sett den (eller åtminstone gjort en grundlig digital genomgång) är riskabelt.
Så undviker du det:
Inspektera alltid de lokaler som är era favoriter. Om ett personligt besök är inte möjligt, be om en grundlig direktsänd videorundtur. Förstå vad du ska fokusera på under ett besiktning av platsen.
6. Förbise Tekniken
Att ta för givet att all väsentlig teknik som Wi-Fi, AV-utrustning eller möjligheter för digitala möten finns på plats och opererar utan störningar kan skapa betydande svårigheter på evenemangsdagen.
Hur undviker du det:
Detaljera tydligt era teknologiska behov för tillställningen när ni begär prisförslag. Kontrollera noggrant vad som inkluderas, vilka utgifter som adderas och vilken teknologisk hjälp som erbjuds. Om möjligt, testa viktig utrustning i förväg.
7. Missa Det Finstilta i Överenskommelsen
Ett signerat avtal är ett förpliktande dokument. Att ej grundligt läsa igenom alla villkor, särskilt gällande annulleringsvillkor, modifieringsavgifter och vad som inträffar vid plötsliga situationer, kan bli mycket kostsamt.
Hur undviker du det:
Läs varje paragraf i överenskommelsen noga. Formulera frågor om allt som är oklart. För komplexa och mer omfattande tillställningar kan det vara förståndigt att låta en advokat kontrollera överenskommelsen.
8. Dålig Kontakt med Anläggningen
Undermålig eller otydlig kontakt med mötesplatsens anställda inför och under konferensen kan leda till feltolkningar, oriktiga utföranden och omotiverad ansträngning.
Så förebygger du det:
Etablera en effektiv och öppen dialog med er ansvarige på anläggningen. Verifiera alla detaljer och beslut skriftligen. Ha periodiska genomgångar.
9. Förringa Förplägnadens vikt
Otillfredsställda och vätskebehövande besökare är sällan belåtna besökare. Att spara in på förtäring och dryck, eller att inte ta hänsyn till olika dietrestriktioner, kan sänka den allmänna uppfattningen betydligt.
Hur förhindrar du det:
Se mat och dryck som en viktig del av mötesupplevelsen. Utse catering med eftertanke, erbjud mångfald och kontrollera att det finns lämpliga alternativ för deltagare med särskilda kostbehov och intoleranser.
10. Ingen Plan B
Även den noggrannaste organiseringen kan möta plötsliga hinder – en presentatör blir frånvarande, tekniken strular, eller vädret slår om vid ett utomhusevent.
Så förebygger du det:
Upptäck tänkbara risker för just er tillställning. Ha en reservplan för de mest viktiga aspekterna, oberoende av om det handlar om backup-presentatörer, ytterligare digital hjälp eller andra inomhusaktiviteter.
Sammanfattning av artikeln
Att arrangera en konferens är en berikande men utmanande arbete. Genom att undvika dessa frekventa fallgropar bygger du en solid bas för ett tillställning som inte bara uppfyller sina mål utan också erbjuder besökarna en tillfredsställande och oförglömlig erfarenhet. Nyttja den här sammanställningen som en minneslista i din egen organiseringsprocedur – framgång önskas!